شش تکنیک مهم در کنترل انبار

کنترل انبار و یا به عبارتی کنترل موجودی انبار یکی از اصلی ترین و مهمترین اصولی هست که باید در هر انباری رعایت گردد. در این نوشته، شش تکنیک مهم در کنترل انبار را با هم مرور خواهیم کرد.

به منظور جلوگیری از انباشت بیش از حد و یا مواجهه با کسری کالا در انبار، میبایست نقاط کنترلی موجودی مرتبط با هر کالا در انبار مشخص شود. این نقاط کنترلی عبارتند از:

معمولا سازمانهای تولیدی با مقدار مصرف بالای مواد اولیه، برای خرید کالاهای مورد نیاز خود برنامه ریزی و در نتیجه بودجه ریزی میکنند. بودجه خرید میبایست پیشتر تدوین شده و شامل بودجه ریزی مجزای تولید جهت خرید کالاهای اساسی، کالاهای غیر اساسی، کالاهای مصرفی و کالاهای مورد نیاز تعمیرات و نگهداری می باشد.

اولین قدم به منظور تدوین بودجه خرید، برنامه ریزی فروش است. چرا که برنامه فروش و بودجه مورد نیاز برای آن، پیش زمینه و مشخص کننده برنامه تولید (شامل میزان تولید در بازه های زمانی مختلف و نیز کالاها و مواد اولیه مورد نیاز) میباشد. با محاسبه میزان مواد و کالاهای اولیه مورد نیاز در بازه های زمانی پیش رو و نیز اطلاعات مربوط به موجودی و نقاط کنترلی این کالاها در انبار (شامل نقطه سفارش، مقدار سفارش، مدت زمان رسید کالا به انبار و حداقل و حداکثر موجودی مجاز) می توان نسبت به برنامه ریزی خرید و در نتیجه تعیین بودجه مورد نیاز اقدام نمود.

این روش شامل سیستم های کنترل موجودی در انبار و یا حتی تهیه و نصب کارت انبار برای تمامی کالاها می باشد که در هر زمان امکان دسترسی به میزان موجودی و قیمت یک کالا در زمان معین را به انباردار میدهد. با بکارگیری این روش، کنترل موجودی کالا به شکل مطمئنی اتفاق افتاده و ورود و خروج کالا از انبار و هزینه های آن، از طریق تراکنشهای ثبت شده با ضریب اطمینان بالایی قابل اتکا خواهد بود.

روشهای خرید باید به شکلی مؤثر مطابق با نیاز سازمان تدوین شوند تا در عین جامع بودن و امکان دسترسی به اطلاعات و ردیابی دقیق فرایند، طولانی و پیچیده نبوده و در زمان مناسب کالای مورد نیاز تامین گردد. این فرایند به شکل ساده زیر قابل ارائه است:

فرایند خرید از دریافت درخواست خرید توسط واحد تدارکات آغاز می شود. این درخواست خرید شامل کالا، مقدار و گاهی زمان مورد نیاز آن می باشد که ممکن است توسط انباردار و یا دیگر مسئولین واحدهای مرتبط تدوین و تایید شده و برای واحد خرید ارسال شود.

با در دست داشتن درخواست خرید و اطلاعات مربوط به مقدار و … واحد تدارکات نسبت به اعلام این نیاز به تامین کنندگان خود اقدام نموده و در اسرع وقت قیمتهای پیشنهادی آنها را گردآوری مینماید.

پس از دریافت پیشنهادهای رسیده از تامین کنندگان، با توجه به فاکتورهای مؤثر در انتخاب تامین کننده نهایی، همچون قیمت پیشنهادی، تخفیفها و طرح ها، کیفیت کالا، سابقه خوب تامین کننده، زمان ارسال و …  سرانجام یک یا چند تامین کننده به تایید واحد تدارکات رسیده و مبدا کالاها مشخص می شود.

در نهایت سوابق و اطلاعات مربوط به استعلام قیمت کالا بایگانی شده و پیش از استعلام بعدی مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

آخرین مرحله ثبت سفارش خرید است که بین واحد خرید و تامین کننده مورد نظر با ذکر شرایط و ضوابط توافقی شامل کالا، مقدار، کیفیت، مبلغ، زمان رسید، شیوه حمل، سایر هزینه های مرتبط و نحوه پرداخت و … میباشد.

نرخ مصرف کالا از فرمول زیر محاسبه می شود.

میانگین مقدار موجودی در طول دوره / هزینه کالاهای مصرف شده یا فروخته شده در طول دوره

مقدار به دست آمده بیانگر سرعت مصرف کالا در تولید است. بالا بوده این نرخ نشان دهنده پایین بودن مدت زمان انباشت کالا در کارخانه است. این عدد شاخصی است از مدیریت صحیح و کارآمد مواد.

مقایسه نرخ مصرف یک کالا در سالهای مختلف بیانگر یکی از انواع موجودی است که در زیر به آن اشاره شده است:

کالاهای کم مصرف دارای نرخ مصرف و برگشت پایین بوده و مسئول انبار میبایست پس از شناسایی این کالاها سعی نماید موجودی آنها را در حداقل موجودی مورد نیاز نگه دارد.

برای مدت طولانی این کالاها از سمت تولید درخواست نشده و بنابراین دیگر مورد استفاده قرار نخواهند گرفت. از این رو مدیر مالی با توجه به شرایط و قیمت بازار باید در خصوص نگهداشت و یا از بین بردن و یا فروش این کالاها، تصمیم بگیرد.

کالاهای منسوخ شده که نه در سازمان مورد استفاده قرار میگیرند و نه در خارج از سازمان امکان فروش و یا واگذاری آنها وجود دارد. به دلیل هزینه های بالای نگهداشت که این کالاها بر سازمان تحمیل میکنند میبایست هر چه سریعتر نسبت به از بین بردن و ضایعات آنها اقدام نمود.

این کالاها با سرعت بالایی در سازمان مصرف شده و درخواست برای دریافت آنها بالاست. از این رو باید با دقت و توجه ویژه ای نسبت به کنترل و تامین به موقع آنها اقدام نمود تا فرایند تولید به دلیل کمبود این کالاها دچار توقف نشود.

با توجه به نرخ مصرف کالاها به منظور دستیابی به موجودی صحیح و به موقع، لازم است تا لیستهای گردشی برای انبارگردانی های دوره ای تهیه شود تا کالاها با توجه به گروه مصرف خود در این لیستهای ۱۰ تا ۱۵ تایی قرار گرفته و به صورت دوره ای و چرخشی انبارگردانی شوند تا مغایرتهای موجود به سرعت کشف شده و مانع از کاهش موجودی کالای پر مصرف و دیگر کالاهای موجود در انبار شوند.

برای کنترل انبار (موجودی کالاها) به روشی مؤثرتر در انبار می توان از روش ABC (Always Better Control) استفاده کرد. بر اساس این متد کالاها با توجه به قیمت و ارزش خود به سه دسته تقسیم می شوند. دسته اول کالاهای گروه A که شامل ۱۰ تا ۲۰ درصد کالاهای موجود در انبار شده ولیکن ارزش آنها بالای ۵۰ درصد از کل ارزش انبار می باشد. دسته دوم کالاهای گروه B را شامل می شود که در حدود ۲۰ تا ۳۰ درصد موجودی کل انبار و ۳۰ درصد ارزش ريالی انبار هستند. دسته سوم کالاهای گروه  Cکه شامل حدود ۷۰ درصد موجودی کل کالاهای انبار است و ارزش ريالی آن کمتر از ۲۰ درصد کل ارزش انبار می باشد. در این روش کنترل موجودی کالاها بر اساس ارزش ريالی پس از طبقه بندی کنترل و مورد توجه قرار میگیرند. اگر این روش به درستی پیاده سازی شود می تواند به کاهش چشمگیر هزینه های انباشت و نگهداری کالاهای قیمتی منجر شود.